23 syyskuun 2019 | Kirjoittaja Paula Aaltonen

Aikaansaamisen tunnetta tekemiseen

Suomessa on koottu tietoa työpaikkatason työhyvinvointia ja tuottavuutta vahvistavista toimintamalleista sähköisiin tietopankkeihin, kuten evankelis-luterilaisen kirkon oma Kirteko (www.evl.fi). Niistä löytyy esimerkkejä hyvistä yhteistoimintamalleista, joilla vahvistetaan henkilöstön osallistumista työelämän kehittämiseen sekä tuetaan työssä jaksamista.

Työteho ja sen parantaminen ovatkin puheenaiheita, jotka tuntuvat olevan työelämässä jatkuvasti pinnalla. Työtehon parantaminen ei välttämättä vaadi lisätunteja päivään eikä ihmetekoja. Työpäivät kannattaa vain järjestää sellaisiksi, että ne tuottavat haluttua tulosta.

Yhdysvaltain entisen presidentin mukaan nimetty Eisenhowerin matriisi, jota myös Eisenhowerin laatikoksi kutsutaan, perustuu työtehtävien luokitteluun niiden kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella.

Eisenhowerin matriisissa tärkeät ja kiireelliset tehtävät tulee hoitaa mahdollisimman nopeasti. Ne ovat usein hieman yllättäviä ja ilmestyvät lyhyellä varoitusajalla. Jokaisesta työpäivästä kannattaa varata aikaa tällaisten kiireellisten ja samalla tärkeiden tehtävien suorittamiseen.

Tärkeisiin, mutta ei kiireellisiin tehtäviin puolestaan on hyvä varata selkeä aika, sillä ne saattavat helposti jäädä kiireellisten asioiden jalkoihin. Usein nämä tehtävät ovat isompia kokonaisuuksia, jotka vievät työtämme kaikkein eniten eteenpäin.

Kiireellisiin, mutta ei tärkeisiin tehtäviin hukkuu helposti iso osa työpäivästä, vaikka ne eivät todellisuudessa edistä varsinaisia työtavoitteitamme. Tällaiset tehtävät pitäisi siirtää rohkeasti eteenpäin sellaiselle työntekijälle, jonka työnkuvaan ne oikeasti kuuluvat. Jos tuntuu siltä, että tekee valtavasti asioita, mutta ei siitä huolimatta saa oikein mitään aikaiseksi, työpäivästä lieneekin kulunut valtaosa tällaisten kiireellisten, mutta ei tärkeiden töiden parissa puuhasteluun.

Ei tärkeät, eivätkä kiireelliset pikkusälät ovat niitä töitä, joihin kannattaa keskittyä, kun on luppoaikaa, jos sellaista joskus on. Tai sitten vain poistaa ne tehtävälistaltaan kokonaan.

Työpäivän aikana käytettävissä oleva energia on rajallinen. Tehtävien jakaminen kiireellisiin ja tärkeisiin auttaa näkemään kokonaiskuvan yksittäisten tehtävien sijaan. Asioiden hoitaminen ja tavoitteiden saavuttaminen tuovat mukavan aikaansaamisen tunteen ja työpäivän jälkeen voi lähteä vapaalle hyvillä mielin.

Oman työn hallintaa helpottaa myös se, että varaa hetken seuraavan työpäivän pohtimiseen jo edellisen työpäivän lopussa. Työpäivä on helpompi saada aamulla käyntiin, kun sitä on ajatuksissaan valmistellut jo edellisenä päivänä. Valmistelu vie vain muutaman minuutin ja samalla tarkentuu, minkälainen seuraavasta työpäivästä tulisi. Töihin tullessa tehtävälistan purkaminen on hyvä aloittaa epämiellyttävimmästä tehtävästä. Kun ikävät hommat on saatu alta pois, voi keskittyä mielenkiintoisempiin tehtäviin.

Niin kutsuttu multitaskaus, eli monen asian tekeminen samaan aikaan, saattaa kuulostaa tehokkaalta. Todellisuudessa se on yksi pahimmista työtehoa heikentävistä tekijöistä. Ihmisen aivot voivat keskittyä kerralla vain yhteen asiaan, joten multitaskatessa aivot eivät keskity kunnolla mihinkään. Kannattaakin laittaa puhelin pois, sulkea mahdolliset ylimääräiset tietokoneohjelmat ja keskittyä tekemään yksi asia kerrallaan loppuun.

Ihmisellä on niinikään rajallinen kapasiteetti työskennellä keskittyneesti. Tuo kapasiteetti on nelisen tuntia, puolet normaalin työpäivän pituudesta. On turha tavoitella sitä, että pystyisi tekemään hirveän paljon enemmän. Työskentelemällä neljä hyvää tuntia tietää, että asioita tapahtuu ja työ edistyy. Kannattaa myös muistaa, että työpaikalla on muitakin ihmisiä. Kaikkea ei tarvitse tehdä itse, vaan luottaa siihen, että muutkin osaavat. Parhaimmillaan töiden jakaminen lisää koko työyhteisön tuottavuutta.

Koska aikaansaamisen kokemukset ovat tutkimusten mukaan motivoivia, niihin pitäisi pyrkiä. Meidän tulisi kokea, että aika on omassa kontrollissamme eivätkä työt ja päivät vain tapahdu. Työn tekemisessä mallia voisi ottaa huippu-urheilijoista, joilla on kisakausia, peruskuntokausia ja niiden välillä siirtymäkausia. Se on luonnollista, koska kisakautta ei voi olla koko ajan.

Sama tulisi hyväksyä työelämässä. Välillä on rankempia kausia, määräaikoja ja tiukkoja tilanteita, jolloin yritetään vain selvitä. Näiden kausien vastapainoksi tarvitaan aikaa palautumiseen ja uusiutumiseen. Perinteinen ajatus, että enemmän töitä tekemällä syntyy enemmän, ei toimi. Se, että osataan myös hellittää, tuo itse asiassa lisää laatua tekemiseen.